無紙化會議系統將會議劃分為會前、會中、會后三個階段；

會前：組會人員和會議室管理員在辦公室進行會議室預約、預約審批、設置會議信息、上傳會議材料、整理會議發言記錄等工作; 

會中：參會人員在會議室通過會議終端（PAD）進入會議、瀏覽會議材料、對會議材料批注、記錄個人筆記等；同時還可以通過一體機終端對語音轉寫進行管理、臨時調整座次表、調整會議資料、記錄過程資料；

會后：會議終端自動銷毀材料，組會人員在辦公室進行會后整理，完成會議紀要整理、會議紀要靈活下發和收回，或一鍵銷毀會議信息等管理。